【调档函是什么】“调档函”是人事管理中常见的一个文件，主要用于在人员调动、工作交接或档案转移过程中，向相关单位申请调取个人人事档案的正式文书。它通常由用人单位或个人向人才交流中心、人社局、学校或原单位发出，目的是获取个人的人事档案资料，以便进行后续的人事安排或办理相关手续。
一、调档函的基本定义
| 项目 | 内容 |
| 定义 | 调档函是用于申请调取个人人事档案的正式书面文件。 |
| 用途 | 主要用于人员调动、档案转移、就业安置等场景。 |
| 使用对象 | 用人单位、个人、人才交流中心、人社局等。 |
| 法律依据 | 根据《中华人民共和国档案法》及相关人事管理制度。 |
二、调档函的主要功能
| 功能 | 说明 |
| 档案调取 | 用于从原单位或档案保管机构调取个人档案材料。 |
| 人员流动 | 在员工离职、跳槽、转岗时，用于办理档案转移手续。 |
| 就业需求 | 用于求职、考编、考研等需要提供档案证明的情况。 |
| 人事管理 | 用于单位内部的人事档案管理与更新。 |
三、调档函的常见应用场景
| 场景 | 说明 |
| 工作调动 | 员工因工作原因更换单位时，需调取档案以办理入职手续。 |
| 离职交接 | 员工离职后，原单位需出具调档函协助其档案转移。 |
| 考研/考编 | 需要提供档案证明材料，调档函可作为凭证。 |
| 人才引进 | 用人单位引进人才时，可能需要调取档案核实信息。 |
四、调档函的格式与内容（简要）
一份标准的调档函通常包括以下
1. 如“调档函”
2. 收件单位名称
3. 发件单位或个人信息
4. 调档人姓名及身份证号
5. 调档原因说明
6. 联系方式
7. 单位盖章及日期
五、调档函注意事项
| 注意事项 | 说明 |
| 真实性 | 必须填写真实信息，避免虚假材料。 |
| 时效性 | 调档函一般有有效期限，需及时处理。 |
| 合规性 | 需符合当地人事管理规定和档案管理制度。 |
| 保密性 | 涉及个人信息，需妥善保管，防止泄露。 |
六、调档函与档案转递的区别
| 项目 | 调档函 | 档案转递 |
| 定义 | 申请调取档案的文件 | 实际将档案从一处转移到另一处的过程 |
| 性质 | 申请行为 | 实际操作行为 |
| 使用场景 | 调档前 | 调档后 |
| 作用 | 用于请求档案 | 用于实际转移档案 |
结语
调档函是人事管理中不可或缺的一部分，尤其在人员流动频繁的今天，它为档案的安全流转提供了制度保障。无论是个人还是单位，在使用调档函时都应遵循相关规定，确保流程合法、规范、高效。
